👷♀️ Työskentely
Sisäinen kommunikaatio
Google Workspace kaikkeen työkommunikaatioon
Käytämme lähtökohtaisesti kaikkeen työkommunikaatioon Google Workspacen työkaluja:
Tiimikeskustelut ja yleiset sisäiset asiat: Google Spaces
Yksityisviestit: Google Chat
Puhelut ja virtuaalikokoukset: Google Meet
Ulkoiset viestit sähköpostilla: Google Mail
Kaikki ylläolevat työkalut löytyvät osoitteesta mail.google.com, vasemmasta sivupalkista. Voit myös ladata puhelimeen Gmail-sovelluksen (sekä Android että iOS)
🆘 HUOM! Hätä- ja kiiretilanteissa voidaan käyttää muitakin reittejä, mutta näistä on hyvä sopia etukäteen sisäisesti tiimin sisällä (esim. "Mitä kautta ilmoitan, jos tulen kipeäksi sunnuntai-iltana enkä pääse töihin maanantaina?").
🚫
Emme käytä WhatsAppia tai muita yksityisiä viestisovelluksia työasioihin.
Henkilökohtaista puhelinnumeroa tai sähköpostia ei tarvitse työasioiden hoitoon.
Uutiset ja yleiset ilmoitukset
Käytämme Ilmoitukset -kanavaa yleisten ilmoitusten ja uutisten jakamiseen. Lupaus: Saat tätä kautta tietoosi asioita yrityksen eri laidoilta, ilman että sinun tulee seurata esim. muiden tiimien keskusteluja omissa kanavissaan. Ilmoitus-kanavalla ei käydä keskustelua, ja tunnistat sen nimen lisäksi 📣-kuvakkeesta.
Järjestämme joka kuukauden ensimmäinen keskiviikko klo 11 kaikille suunnatun infotilaisuuden. Agendalla:
Edellisen kuun myyntiluvut
Tärkeät uutiset ja ilmoitukset
Uusien työntekijöiden esittely
"Kysy mitä vaan" Latelta ja Teemulta (perustaja-omistajat)
Tarkempi perehtyminen yhteen ajankohtaiseen aihealueeseen (esim. Sesongin tavoitteet, Uudet mallistot, Henkilöstöasiat, Liiketoiminnan kehitys/kuulumiset)
Tiimi- ja projektikeskustelut
Jokaisella tiimillä on oma keskustelukanavansa Google Spaces-välilehdellä. Tunnistat tällaiset kanavat 👥-kuvakkeesta. Näitä kanavia käytetään:
Tiimin sisäiseen yleiseen keskusteluun
Kysymysten esittämiseen tiimille (esim. Asiakaspalvelu haluaa kysyä jotain markkinointitiimiltä)
Mikäli tiimi tarvitsee useamman kuin yhden kanavan, voidaan luoda uusia kanavia seuraavalla sabluunalla
Kanvan nimi on Tiimi - Aihealue, esimerkiksi Mark - Maksettu (Markkinointi lyhennetty tilan säästämiseksi)
Kanavan emoji on 👉, joka kertoo sen olevan jonkun tiimin alla oleva spessukanava
Projekteille luodaan omat kanavansa, jotta yleiset tiimikanavat eivät ruuhkaudu. Näissä kanavissa keskustelevat vain projektia tekevät henkilöt, ja ne suljetaan projektin päättymisen jälkeen. Tunnistat nämä kanavat 🚧-kuvakkeesta. Esimerkkejä projektikanavista:
Black Friday (markkinointikampanja)
ERP-uudistus (järjestelmäuudistusprojekti)
Myymälän avaus (rakennusprojekti)
🚧 Töiden suunnittelu: Projektit
Projektit suunnitellaan yrityksen prioriteettien pohjalta siten, miten kullekin tiimille parhaiten sopii
Kaikki vähänkään isommat projektit tulee merkata Pykan yhteiseen projektikalenteriin, jotta kaikilla on näkyvyys meneillään ja suunnitteilla oleviin projekteihin. Projektikalenteriin merkataan:
Projektin nimi
Suunniteltu aloitus- ja lopetuspäivä
Vastuuhenkilö
Projekteille voidaan luoda erillinen projektikanava Google Spacesiin, esim. 🚧 NetSuite-käyttöönotto.